Inmiddels zijn hiertoe de nodige trainingen en workshops ontwikkeld. Met het facilitair zintuig wordt bedoeld dat je als facilitair medewerker verder kijkt dan je neus lang is. Oftewel het gebouw, waarin je werkzaam bent, bekijkt door de ogen van de gebruiker en daarin proactief acteert. Je hebt oog voor details en signaleert vroegtijdig zaken in en om het gebouw die je direct zelf oppakt of ter afhandeling bij de juiste personen of afdelingen neerlegt. Nog voordat de gebruiker er melding van doet en los van het feit of het al dan niet tot jouw primaire takenpakket of expertise behoort.

Het ontwikkelen van een facilitair zintuig is daarmee niet alleen van belang voor de facilitair front office medewerkers zoals schoonmakers, cateringmedewerkers, receptionistes, gastvrouwen en beveiligingsmedewerkers, maar ook voor back office medewerkers en ‘last but not least’ het management en/ of de directie.

Effective management is doing small things well, and sometimes small things include picking up paper

- Alan. F. Kiepper -

Die betrokkenheid vanuit het management is in het kader van de verbetering van overall klant- en servicegerichtheid onmisbaar, maar ook vanuit het oogpunt van effectief management noodzakelijk. Zoals bovenstaande quote van Alan F. Kiepper weergeeft, zijn de effecten van ogenschijnlijk kleine dingen des te groter. Door als management en directie oog en oor te hebben (en houden) voor details die jouw afdeling en team aangaan, creëer je awareness, respect en teamgeest.

Het aanspreken van het facilitair zintuig zegt niets over status, functie of opleidingsniveau. Het gaat er om dat je als facilitair team gezamenlijk één doel hebt, te weten het optimaal ondersteunen en faciliteren van de klantorganisatie, en daar als individu je steentje aan bijdraagt.

Soms betekent het dus dat je als facilitair manager of directeur op weg naar je afspraak die koffiebeker of dat papiertje naast de afvalbak van de grond oppakt en weggooit….

Het bericht Practise what you preach! Spreek jij je facilitair zintuig aan? verscheen eerst op https://www.flexybel.nl.

Het bericht Ben jij de ideale facility manager? verscheen eerst op https://www.flexybel.nl.

Die fabels komen ergens vandaan. Het is niet allemaal onzin. Blijkbaar is er een voedingsbodem. Natuurlijk ontstaan fabels vanuit onwetendheid van degene die je tegenover je hebt. Of omdat facility management gewoon een makkelijk slachtoffer is als het op bezuinigen aankomt. Maar we moeten ook hand in eigen boezem durven steken. Laten we voldoende zien wat de toegevoegde waarde van facility management voor het algemene bedrijfsresultaat is?  Nee? Wil jij die fabels ombuigen naar feedback waar niemand omheen kan? Lees dan verder.

1. ‘Facility management… dat is alleen iets voor grote organisaties’

Een fabel die zelfstandig facility professionals vaker voorbij horen komen. Althans ik wel. Facility management is een begrip dat in grotere bedrijven en multinationals niet vreemd is. Er is meestal een eigen afdeling facility management, een facilitair bedrijf of een facilitair manager. Organisaties in het midden- en kleinbedrijf beschikken niet (of in veel mindere mate) over een facilitaire afdeling of manager. Dus is het alleen iets voor grote organisaties. Neeee! Facility management is ook voor midden- en kleinbedrijf van toegevoegde waarde. Eerder schreef ik hierover een blogpost.

Er worden ook in het MKB activiteiten ondernomen die onder de noemer facility management vallen. De organisatie legt die relatie echter vaak niet. Taken worden gedaan door een vestigingsmanager of secretaresse. Bij het MKB gaat het erom dat je duidelijk uitlegt wat facility management inhoudt. De term spreekt hier namelijk niet direct tot de verbeelding. Natuurlijk is de structurele behoefte aan facilitaire ondersteuning minder bij kleinere organisaties, maar op incidentele basis is nog behoorlijk wat te doen. Maak daarom inzichtelijk welke praktische toepassingsmogelijkheden en bijbehorende voordelen er voor de organisatie zijn. In het overtuigen van deze organisaties (potentiële klanten) zul je wellicht ook te maken krijgen met fabel #2.

2. ‘Facility management kost alleen maar geld’

Of je nu facility manager bent bij een organisatie of als zelfstandig facility professional op interim-basis werkt, deze fabel is een veel gehoorde. En als je niet oppast, wordt deze fabel een feit. Het klopt dat veel grote kostenposten onder beheer van facility management vallen. Denk bijvoorbeeld aan (het onderhoud aan) de gebouwen, installaties, inrichting, energie en wagenpark. Wanneer deze processen niet goed gemanaged worden, loopt het in de papieren. Een goede facility manager kan hier echter het verschil maken. Bijvoorbeeld door de focus op initiële investeringskosten te verleggen naar exploitatiekosten. Een hogere investering is veelal nodig om op langer termijn in de exploitatie ‘geld te verdienen’. Het spreekwoord luidt niet voor niets: ‘Goedkoop is duurkoop’. Een facility manager moet daarom een voorname rol opeisen in besluitvormingstrajecten die zijn exploitatie (direct) aangaan. Het aankopen, huren van een nieuw bedrijfspand of de totstandkoming van een ontwerp voor een nieuwbouwlocatie zijn hier voorbeelden van.

Ook aandacht voor duurzaamheid kan geld opleveren. Afhankelijk van welke duurzame maatregelen worden getroffen, kan de mate van rendement stijgen. In alle gevallen is het noodzakelijk vooraf een degelijke business case te maken om te beoordelen waar het omslagpunt ligt (terugverdientijd) en wat de voorgestelde aanpassingen/ maatregelen opleveren. Hiermee is een directie, management of de (interne) klant vervolgens goed te overtuigen van de nut en noodzaak. Andere aandachtsgebieden die (op termijn) geld opleveren zijn de (invoering van) nieuwe werkplekconcepten en het ontwikkelen van hospitality (gastvrijheid) binnen de organisatie.

3. ‘Bezuinigingen gaan ten koste van de kwaliteit’

Ook deze fabel komt niet zomaar uit de lucht vallen. Maar al te vaak krijgen facility managers de opdracht te bezuinigen. Het ligt dan voor de hand de frequentie waarmee services worden geleverd te verminderen. Of contracten worden herzien en nog scherper ingestoken, waardoor tarieven voor leveranciers onder druk komen te staan. Het is dus slechts een kwestie van tijd voordat er ingeboet gaat worden op de kwaliteit om de (te) lage verdiensten van de leverancier te compenseren. Een bekend voorbeeld is de schoonmaak.

Maar hoe kan het dan wel?

Het is belangrijk vast te stellen wat de kwaliteit van de verschillende  facilitaire serviceprocessen moet zijn. En wie bepaalt de kwaliteit? Veelal worden klanten niet of onvoldoende betrokken bij de totstandkoming van kwaliteitsnormen. Wie zijn je klanten eigenlijk?? Ook leveranciers worden pas benaderd als er aanbiedingen moeten worden gedaan. Op die manier profiteer je dus niet van externe kennis, ideeën en innovaties. Medewerkers kunnen eveneens een belangrijke bijdrage leveren. Zij hebben immers dagelijks te maken met deze (operationele) processen en hebben contact met de klant. Processen kunnen veel efficiënter ingericht worden, wanneer rekening wordt gehouden met wat de klant écht belangrijk vindt. Onnodige stappen in het proces worden geschrapt hetgeen de doorlooptijd verkort. Het resultaat: een hogere klanttevredenheid tegen lagere kosten.

Een werkmethodiek die ingericht is om processen duurzaam te verbeteren en daarin uitgaat van investering in eigen mensen is Lean Six Sigma. Hoewel in beginsel vooral in productieomgevingen toegepast, krijgt Lean Six Sigma ook in facilitaire organisaties steeds meer voet aan de grond. Inmiddels zijn er al voorbeelden van facilitaire bedrijven die Lean Six Sigma met succes in hun bedrijfsvoering hebben doorgevoerd. Wil je weten of Lean Six Sigma voor jouw organisatie geschikt is, dan biedt een kennismakingstraining of workshop vaak al veel inzicht.

Tot zover deze 3 fabels. In hoeverre zijn ze in jouw organisatie/ situatie actueel?

Misschien zijn het geen fabels, maar feiten? Dan moet je aan de slag.

Wees daadkrachtig en neem initiatief. Ga de dialoog aan.

Heb je last van andere fabels? Ik deel graag mee!

Het bericht 3 facilitaire fabels en hoe je als facility professional het positieve tegendeel kunt bewijzen verscheen eerst op https://www.flexybel.nl.

Verwachting

Het antwoord is vaak nee en dat terwijl we wel verwachten dat de snel- en binnenwegen op en top gestrooid en geveegd zijn. Ook op het werk gaan we ervan uit dat de wegen en parkeerterreinen schoon en goed begaanbaar zijn. Maar wie is voor dit laatste verantwoordelijk? Inderdaad: de facilitaire organisatie of het parkmanagement. Tenminste voor zover uw organisatie over een dergelijke afdeling beschikt of onder beheer van een parkmanagementorganisatie valt.

Werken op effect

Een overdosis aan sneeuw (en ijs) betekent extra werk en inzet, hetgeen creativiteit van de facilitaire organisatie verlangt om de klus tijdig te klaren. Werken op basis van het effect dat de dienstverlening oplevert, biedt in dit geval meer soelaas dan werken op basis van de inspanning die gevraagd wordt in een SLA of contract. Het heeft immers geen zin schoonmaakmedewerkers in de hal te laten schoonmaken als iedereen daar vervolgens met sneeuwvoeten blijft binnenlopen. Verstandiger is het dan om de medewerkers buiten te laten helpen met het sneeuwvrij maken van de (weg naar) de entree.

Positief en zichtbaar onderscheiden

Op winterse sneeuwdagen wordt dus eens te meer duidelijk wat de praktische toegevoegde waarde van facility management is of in ieder geval kan zijn. Wanneer bezoekers en medewerkers ’s ochtends na lang filerijden chagrijnig op hun bestemming of werk aankomen, kan een goed bereik- en begaanbaar (parkeer)terrein en dito entree de stemming positief beïnvloeden. Andersom geldt dat wanneer facilitaire organisaties niets doen aan gladde en besneeuwde terreinen dit kan leiden tot klachten en, erger nog, ongevallen. En hoe zit het dan met eventueel letsel en de schade die daaruit voortvloeit? Daar wil je als organisatie liever niet aan denken. Juist deze weersomstandigheden bieden de kans zichtbaar te maken wat een gastvrije facilitaire organisatie zoal doet om de medewerkers, bezoekers en klanten optimaal te faciliteren. Dus facility en parkmanagers: grijp deze kans en veeg uw eigen straatje schoon!

Het bericht Facility manager: grijp uw kans en veeg uw straatje schoon! verscheen eerst op https://www.flexybel.nl.

Onbekend maakt onbemind

Ondanks dat het vakgebied sinds de beginjaren meer en meer geprofessionaliseerd is, lijkt het begrip facility management nog lang niet overal ingebed. Vooral bij het (midden- en) kleinbedrijf levert de term vraagtekens op is mijn ervaring en onbekend maakt onbemind. Een uitgebreidere toelichting en pragmatischer benadering van het vakgebied facility management voor kleinere organisaties is daarom van belang om de toegevoegde waarde van deze van oudsher ‘toegepaste huishoudwetenschappen’ duidelijk en aantoonbaar te maken.

Er is namelijk ook in het midden- en kleinbedrijf voldoende toegevoegde waarde te leveren. Het feit dat deze organisaties veelal niet beschikken over een facilitaire afdeling of facility manager, uit zich in taakversnippering en een ad hoc-aanpak door medewerkers zonder facilitaire achtergrond. Dit resulteert in extra werkdruk, inefficiëntie en daarmee minder aandacht voor de core business met alle mogelijke gevolgen van dien. Voldoende argumenten om de facilitaire werkzaamheden verder onder de loep te nemen, lijkt mij.

Voordelen in kaart brengen

Of de werkzaamheden uiteindelijk ingevuld gaan worden door een eigen facilitaire organisatie of kunnen worden uitbesteed aan een flexibele facility manager die, vooraf afgestemd, naar behoefte taken overneemt, is afhankelijk van meerdere factoren. Zo bepalen onder andere de (kritieke) bedrijfsprocessen, de fysieke grootte van de organisatie (hoeveelheid gebouwen) en de omvang in medewerkers de mate van structurele of incidentele ondersteuning. Het is daarom zinvol te (laten) inventariseren wat facility management voor kleinere organisaties kan betekenen om inzichtelijk te maken welke kwaliteit- en continuïteitsverbeteringen, kostenbesparingen en/ of efficiencyslagen mogelijk zijn. Belangrijke aspecten in economisch zware tijden en daarmee is het ook voor het midden- en kleinbedrijf interessant zich te verdiepen in de voordelen van (flexibel) facility management!

Het bericht Euhhh.. facility management?? verscheen eerst op https://www.flexybel.nl.