Het doorvoeren van veranderingen of aanpassingen op een bestaand werkplekconcept leidt natuurlijk tot een nieuwe werkomgeving, waardoor je (mogelijk) op een andere, nieuwe manier gaat werken.

Dit zou echter geen eenmalige en op zichzelf staande actie moeten zijn, maar een continu en op de organisatie afgestemd proces.

Bedrijven en organisaties anticiperen immers op ontwikkelingen in de omgeving (klant, markt, vakgebied, technologie etc.). Afhankelijk van die ontwikkelingen worden corporate doelstellingen gevormd hetgeen zich uiteindelijk vertaalt in nieuwe of aangepaste huisvesting en daarmee een (ver)nieuw(d) en op maat gemaakt werkplekconcept.

Het is dus van belang een customized werkplekconcept neer te zetten waarmee voldoende flexibiliteit wordt ingebouwd om tussentijdse en toekomstige aanpassingen (gemakkelijk) door te voeren.

Moet Het Nieuwe Werken dan veranderen in Flexibel Werken? Flexibel Werken, Anders Werken, Slimmer Werken: geef het beestje maar een naam. Welk synoniem je ook bedenkt wat mij betreft zijn er vier aspecten van belang om te komen tot een ‘GOED’ werkplekconcept.

1. Gebruik(er)svriendelijk | gastvrij

In de ontwikkeling van het werkplekconcept dient de gebruiker centraal te staan. Hoe ziet zijn werkproces eruit en welke middelen ondersteunen hierin? Na onderzoek blijkt veelal dat er, ondanks de verschillende functies en afdelingen, de nodige overeenkomsten te vinden zijn in individuele processen. Dit maakt het mogelijk een aantal gebruikersprofielen vast te stellen waaraan vervolgens per gebruikersprofiel een bepaald type werkplek met bijbehorende faciliteiten kan worden gekoppeld. Zorg verder dat werkplekken en toegepaste technieken gebruiksvriendelijk zijn. Iedereen moet snel en duidelijk begrijpen hoe het werkt. Zijn specifieke afspraken over gebruik van toepassing of noodzakelijk? Maak dit bespreekbaar en leg vast welk gedrag daarbij hoort.

Niet alleen de gebruiker (gebouwbewoners) speelt een belangrijke rol. Bedenk ook wat er in het werkplekconcept van belang is voor gasten (bezoekers). Hoe ondersteunend is de werkomgeving in hun beleving? Een bezoek aan een gebouw en daarmee de ervaring van gasten met het werkplekconcept maakt onderdeel uit van de totale GUEST-journey. Wat kan er vanuit de huidige situatie verbeteren? Huur een Mystery guest in of bekijk het gebouw zelf eens specifiek in de rol van bezoeker. Wordt duidelijk waar ik moet zijn? Kan ik als bezoeker zelf een kopje koffie pakken of bestellen? Kan ik gebruik maken van een (aanland)werkplek? Uit een dergelijk, vrij eenvoudig uit te voeren, onderzoek komt veel nuttige informatie die het werkplekconcept verder kan optimaliseren.

2. Organisatiespecifiek

Niet iedere organisatie is gelijk. Er is daarom ook niet één werkplekconcept. Ga niet mee in algemeenheden dat thuiswerken en/ of het creëren van kantoortuinen per definitie deel uitmaakt van het concept. Zeker: het behoort tot de mogelijkheden, maar de mate waarin dit een rol speelt, hangt af van het type organisatie. Beoordeel welke functies wel of niet in aanmerking komen voor thuiswerken en maak het niet tot een verplichting. Hierbij is het nuttig te leren van soortgelijke organisaties die hiermee reeds ervaring hebben opgedaan. Zorg dus bij het ontwikkelen van een nieuw werkplekconcept voor aansluiting op de identiteit van de organisatie. Hippe tools en gadgets zijn niet voor alle organisaties even effectief. In een werkomgeving die past bij de organisatie voelen gebruikers en gasten zich beter wat door werkt in de mate van medewerkers- en klanttevredenheid.

3. Effectief

Over effectief gesproken… Vernieuwing van een werkplekconcept moet effectief zijn.
Zoals gezegd moet het leiden tot het bereiken van organisatiebrede doelstellingen. Wat wil je als organisatie bereiken en (hoe) draagt een nieuw werkplekconcept daar aan bij?
Waartoe moet een nieuw werkplekconcept leiden?

Productiviteitsverhoging bij de medewerkers?
Verbetering van imago?
Hogere bezetting en/ of benutting van werkplekken?
Of is het initiatief er alleen om kosten te besparen?

Wat je doelstellingen ook zijn, zorg ervoor dat ze worden onderbouwd en wees daarin transparant. Maak de huidige situatie inzichtelijk door middel van metingen, interviews, observaties etc.  Op die manier worden zaken concreet en kunnen doelstellingen SMART gemaakt worden. Dit helpt enerzijds om intern draagvlak te creëren (het blijft niet bij verhalen) en anderzijds is na realisatie data beschikbaar waaraan gespiegeld kan worden en waarop gerichte evaluatie kan plaatsvinden.

4. Duurzaam

Verduurzamen kan primair een doelstelling zijn om het bestaande werkplekconcept te vernieuwen. Echter dient een nieuw werkplekconcept in mijn optiek altijd duurzaam te worden ontwikkeld en wel op meerdere niveaus.

People
Het betrekken van de medewerkers in de ontwikkeling van een nieuw werkplekconcept verhoogt het draagvlak en daarmee het slagingspercentage. Luister naar wat medewerkers ervaren en zorg voor voldoende vertegenwoordiging van stakeholders/ medewerkers in projectteams of werkgroepen. Blijf tijdens het gehele traject communiceren.

Planet
In de ontwikkeling van een nieuw werkplekconcept is aandacht voor onze planeet en haar grondstoffen niet meer te ontkennen. Maak verantwoorde keuzes in het ontwerp als het gaat om materialen en types. Een hogere initiële investering kan in meerdere opzichten profijt opleveren. Kies bijvoorbeeld niet voor vaste wanden, maar voor verplaatsbare wanden. Hiermee ben je flexibel(er) en op termijn bespaar je kosten en wordt afval beperkt (je hoeft geen wanden meer te slopen).

Hoewel ontwikkeling van een nieuw werkplekconcept structureel zou moeten leiden tot besparingen op zaken als energie (minder werkplekken met aansluitingen) , water (minder schoonmaken), papier (digitalisering) en brandstof (werken op afstand) is oog voor duurzaamheid tijdens de realisatie ook van belang.

Bekijk wat er vanuit de huidige situatie is her te gebruiken. Wellicht zijn er werkplekken die gerevitaliseerd kunnen worden? Bijvoorbeeld door alleen de bladen van werkplekken te vervangen. Of door bestaande kasten die nog goed functioneren in een andere kleur te spuiten in plaats van deze te vervangen? Wellicht is in het kader van de circulaire economie betalen voor gebruik van werkplekken veel interessanter dan aanschaffen.

Profit
Indien niet alleen gekeken wordt naar de initiële investering voor ontwikkeling van een nieuw werkplekconcept, maar ook naar de uiteindelijk jaarlijks terugkerende exploitatielasten kan er direct bespaard worden op werkplekkosten. Zelfs al zou er geen incentive zijn om geld te besparen, leidt een goed ontwikkeld werkplekconcept indirect tot een hoger rendement.

‘GOED’ staat dus voor gebruik(er)svriendelijk (en gastvrij), organisatiespecifiek, effectief en duurzaam; Aspecten die ongeacht het type bedrijf of organisatie in ieder traject rondom invoering of ontwikkeling van een nieuw werkplekconcept een belangrijke rol spelen.

Het bericht 4 belangrijke aspecten voor een GOED werkplekconcept verscheen eerst op https://www.flexybel.nl.

Hoewel officieus de reden van invoering, is thuiswerken (als onderdeel van Het Nieuwe Werken) voor veel organisaties juist nu nog aanleiding om te besparen op ruimte, dus huur- en werkplekkosten. Aannemelijk in economisch zware tijden, waarin iedere cent telt! Yahoo blijkt echter overtuigd met het terugdraaien van thuiswerken de remedie te hebben gevonden om het tij positief te keren.

Valkuilen

Het thuiswerken is wat Yahoo betreft de oorzaak dat de bedrijfscultuur is verwaterd en de productiviteit van medewerkers is afgenomen. Het terughalen van medewerkers naar kantoor moet zorgen voor meer sociale binding, het stimuleren van creativiteit en productiviteit. Indirect bevestigt Yahoo hiermee in de valkuilen te zijn gestapt die thuiswerken met zich kan brengen als er onvoldoende aandacht is voor borging van dergelijke aspecten.

Uiteindelijk is het management (samen met de medewerkers) verantwoordelijk voor de resultaten die worden behaald. Met thuiswerken werden medewerkers afgerekend op hun resultaten (output) i.p.v. aanwezigheid. Maar hoe is de monitoring vanuit het management op de daadwerkelijke resultaten dan geweest? En heeft het management tijdig bijgestuurd? Je kunt hierbij je vraagtekens zetten.

Laissez-faire

Wellicht is de mate van vrijheid die medewerkers kregen doorgeslagen, maar dat geldt ook voor het management. De problematiek zoals door Yahoo geschetst, neigt het gevolg te zijn van een laissez-faire leiderschapsmentaliteit. Op zich kan deze stijl werken voor een groot deel van het personeel, maar is zeker niet voor iedereen effectief. Thuiswerken is per definitie niet voor iedereen weggelegd. Enerzijds zijn er bepaalde functies die gewoonweg een fysieke binding aan een werkplek of locatie vereisen. Anderzijds is er een groep medewerkers die veel meer behoefte heeft aan structuur en dagelijkse ontmoetingen met collega’s. Werken op kantoor vormt voor deze groep een vast patroon en biedt houvast.

Balans

Organisaties en bedrijven die Het Nieuwe Werken en thuiswerken als onderdeel daarvan overwegen, moeten zoeken naar een gezonde balans in de mate van thuiswerken. Verplichten werkt sowieso niet. Het Amerikaanse bedrijf is in dit opzicht een voorbeeld van extremen: It’s all or nothing!

Het intensief betrekken van medewerkers in het proces van invoering van nieuwe werkconcepten is dus essentieel in de vorming van draagvlak, maar voor het management ook nuttig om de broodnodige input te krijgen die meehelpt in het slagen van het traject. Het Nieuwe Werken gaat er om dat medewerkers de vrijheid krijgen hun werk zodanig in te richten dat zij tot de beste resultaten (voor de organisatie) komen. Daar is geen blauwdruk voor en vraagt om maatwerk per organisatie, afdeling en individu. Voldoende huiswerk voor het management en medewerkers dus om te komen tot een weldoordachte invulling. Een invulling die op lange termijn werkt en een verkapte reorganisatie zoals Yahoo nu doorvoert, kan voorkomen!

Het bericht (T)Huiswerk verscheen eerst op https://www.flexybel.nl.